Documentation utilisateur
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Application d'inventaire et d'audit de parc automobile
Version 1.0 — octobre 2026
Sommaire
Vue d'ensemble
Automaktion est une application web d'audit et d'inventaire de parc automobile. Elle permet de comparer un stock comptable (fichier Excel importé) avec un stock physique constaté sur le terrain par des auditeurs mobiles. Le résultat est un rapport complet identifiant les véhicules trouvés, manquants et hors stock.
Import du stock
Formats de fichiers acceptés
L'application accepte les formats .xlsx .xls .csv
La première ligne doit contenir les noms des colonnes. Les lignes de titre situées au-dessus du tableau doivent être supprimées. Les cellules fusionnées dans l'en-tête sont à éviter.
Détection automatique des colonnes
L'application analyse automatiquement vos en-têtes de colonnes et propose un pré-remplissage :
- Vert Détecté automatiquement et confirmé
- Jaune Détecté mais format de plaque non reconnu — à valider manuellement
- Bleu Sélectionné manuellement par l'utilisateur
- Encadré rouge Champ obligatoire non mappé
Correspondance des colonnes
| Champ | Obligatoire | Description |
|---|---|---|
| Immatriculation | Conditionnelle | Numéro de plaque d'immatriculation du véhicule |
| VIN / Châssis | Conditionnelle | Numéro d'identification du véhicule (17 caractères) |
| Marque | Obligatoire | Marque du véhicule (ex : Renault, Peugeot) |
| Modèle | Obligatoire | Modèle du véhicule (ex : Clio, 208) |
| Site propriétaire | Obligatoire | Concession ou entité propriétaire du véhicule |
* Au moins un identifiant parmi Immatriculation ou VIN est obligatoire.
Type de stock
Sélectionnez le type de stock pour optimiser le rapprochement :
- VO – Véhicules d'Occasion : priorité donnée à l'immatriculation pour le rapprochement.
- VN – Véhicules Neufs : priorité donnée au VIN (pas encore immatriculés).
- Mixte : stock mixte VO+VN. Vous choisissez manuellement la priorité de rapprochement.
Avertissements courants
- Lignes ignorées : lignes sans aucun identifiant (ni immatriculation, ni VIN). Exportables en CSV pour traitement manuel.
- Doublons supprimés : lignes dont l'immatriculation ou le VIN était déjà présent. Seule la première occurrence est conservée.
- Plaques étrangères : si plus de 20% des plaques ne correspondent pas au format français SIV (AA-000-AA), un avertissement est affiché avec option de correction.
Analyse du stock
Cartes de statistiques
Tableau de répartition par site
Ce tableau affiche, pour chaque site propriétaire :
- Total : nombre total de véhicules du site.
- Immatriculés : véhicules ayant une plaque d'immatriculation.
- Sans immat. : véhicules sans immatriculation (neufs).
Tableau de répartition par marque
Même logique que le tableau par site, classé par ordre décroissant de volume. Utile pour identifier les marques les plus représentées dans le stock.
Doublons et lignes ignorées
En bas de page, deux sections affichent les anomalies détectées lors de l'import. Chacune propose un bouton « Exporter pour traitement manuel » générant un fichier CSV.
Interface d'audit mobile
Saisie multiple de photos (file d'attente)
L'interface d'audit permet de prendre plusieurs photos à la suite sans attendre que chaque analyse soit terminée. Les images sont placées dans une file d'attente et traitées en arrière-plan, de façon automatique.
💡 Comment ça fonctionne
- L'auditeur prend une photo d'un véhicule — elle s'ajoute immédiatement à la file d'attente.
- Sans attendre le résultat, l'auditeur peut déjà photographier le véhicule suivant.
- Chaque image est analysée automatiquement par l'IA en arrière-plan (OCR + rapprochement inventaire).
- Le résultat apparaît dans la liste des scans dès que l'analyse est terminée.
La liste affiche les 10 scans les plus récents avec leur statut en temps réel. Chaque ligne est cliquable selon son statut (correction d'un hors stock, relance d'une erreur).
Barre de progression et compteurs
Une barre de progression verte est affichée en permanence en bas de l'écran, indiquant l'avancement global de l'inventaire tous auditeurs confondus.
✅ Trouvés
Nombre de véhicules du stock confirmés physiquement.
⏳ Restants
Nombre de véhicules du stock non encore localisés.
⚠️ Hors stock
Nombre de véhicules scannés absents du stock (session en cours uniquement).
Les compteurs se mettent à jour automatiquement toutes les 15 secondes pour refléter les relevés des autres auditeurs actifs sur le même inventaire.
Statuts des scans
Correction des véhicules hors stock
Lorsqu'un véhicule est identifié comme hors stock, un bouton ✏️ Modifier apparaît dans la liste des scans. L'auditeur peut ainsi corriger manuellement les informations si l'IA a mal lu la plaque ou le VIN.
Les champs modifiables sont :
- Immatriculation / VIN — pour corriger l'identifiant détecté.
- Marque — marque du véhicule physique.
- Modèle — modèle du véhicule physique.
- Couleur et/ou commentaires — couleur, ou toute indication contextuelle utile (ex : Véhicule client atelier).
⚠️ La correction d'un véhicule hors stock ne déclenche pas un nouveau rapprochement avec le stock. Elle met simplement à jour les informations affichées dans l'export Excel.
Photo jointe au véhicule hors stock
Lors du scan par caméra, la photo prise par l'auditeur est automatiquement associée au véhicule hors stock et stockée. Dans l'export Excel, la colonne Photo de l'onglet ⚠️ Hors stock contient un lien cliquable vers cette photo.
Cela permet à l'équipe de gestion de vérifier visuellement le véhicule sans avoir à retourner sur le terrain.
Zones d'audit
Définition des zones
Les zones d'audit représentent les emplacements physiques où les auditeurs effectuent leur relevé (ex : Parking A, Hall 1, Extérieur Nord). Chaque zone peut être associée à un site et disposer d'une description optionnelle.
Génération des liens d'audit
Une fois les zones créées, cliquez sur « Activer les liens » pour générer des URL uniques pour chaque zone. Ces liens peuvent être :
- Copiés dans le presse-papier
- Envoyés par WhatsApp
- Envoyés par e-mail
L'auditeur ouvre le lien sur son smartphone et peut scanner ou saisir les véhicules présents dans la zone.
Statuts des zones
- Setup : inventaire en cours de configuration, audit non encore démarré.
- En cours : audit actif, liens accessibles.
- Terminé : inventaire clôturé, liens désactivés.
Tableau de bord
Métriques globales
- Taux de rapprochement : pourcentage de véhicules trouvés sur le total du stock.
- Véhicules rapprochés : véhicules du stock confirmés physiquement.
- Véhicules à chercher : véhicules du stock non encore localisés.
- Véhicules hors stock : véhicules scannés qui ne figurent pas dans le stock comptable.
Tableau des matchs en temps réel
Ce tableau se met à jour automatiquement à chaque scan d'un auditeur. Il affiche les derniers véhicules rapprochés avec leur immatriculation, zone, fiabilité et mode de saisie.
Répartition par site
Pour chaque site, une barre de progression indique l'avancement de l'audit avec le nombre de véhicules trouvés, à chercher et hors stock.
Export du rapport
Deux modes d'export sont disponibles :
- Temporaire : génère le fichier Excel sans clôturer l'inventaire. Les liens d'audit restent actifs.
- Définitif : génère le fichier Excel et clôture l'inventaire. Les liens d'audit sont désactivés. Action irréversible.
Partage en lecture seule
⭐ Disponible sur les plans Standard et Premium uniquement
Le bouton « Copier le lien de partage » est accessible en haut à droite du Tableau de bord ainsi que de la page Analyse. Il génère un lien unique donnant accès à une vue lecture seule de l'inventaire en cours.
- Aucune connexion requise pour le destinataire.
- Les données se rafraîchissent automatiquement toutes les 15 secondes.
- Vue complète : KPIs, progression, tableau des rapprochements en direct, répartition par site.
- Si l'inventaire est clôturé (export définitif), le lien affiche automatiquement un message de fin et n'est plus actif.
Ce lien est idéal pour qu'un directeur financier ou un responsable suive l'avancement de l'inventaire en temps réel, sans accès à l'interface d'administration.
Export Excel — Onglets & Colonnes
Le fichier Excel généré contient plusieurs onglets colorés pour faciliter la lecture.
Onglets du rapport
Vue synthétique : nom inventaire, type de stock, compteurs globaux (trouvés, à chercher, hors stock, taux de rapprochement).
Liste complète de tous les véhicules du stock avec leur statut d'audit. Chaque ligne est colorée selon le statut.
Uniquement les véhicules confirmés physiquement lors de l'audit.
Véhicules du stock non encore localisés à la date du rapport.
Véhicules scannés par les auditeurs qui ne figurent pas dans le stock comptable.
Un onglet par zone d'audit, contenant les véhicules rapprochés et hors stock détectés dans cette zone.
Colonnes des onglets véhicules (Tous, Rapprochés, À chercher)
| Colonne | Description | Note |
|---|---|---|
| Immatriculation | Plaque d'immatriculation normalisée (format AA-000-AA) | Depuis le stock comptable |
| VIN | Numéro de châssis du véhicule (17 caractères) | Depuis le stock comptable |
| Type | VO (Occasion) ou VN (Neuf) | Calculé selon la présence d'une immatriculation |
| Marque (stock) | Marque déclarée dans le stock comptable | |
| Modèle (stock) | Modèle déclaré dans le stock comptable | |
| Site propriétaire | Concession ou entité propriétaire du véhicule | |
| Statut | ✅ Trouvé, 🔍 À chercher ou ❌ Manquant | Résultat de l'audit |
| ID Relevé | Identifiant tel que saisi par l'auditeur lors du scan | Valeur brute saisie sur le terrain |
| Zone trouvée | Nom de la zone où le véhicule a été physiquement localisé | |
| Site de la zone | Site associé à la zone d'audit | |
| Description zone | Description textuelle de la zone (optionnel) | |
| Marque constatée | Marque lue sur le véhicule physique (si différente du stock) | Saisie par l'auditeur |
| Modèle constaté | Modèle lu sur le véhicule physique | Saisie par l'auditeur |
| Fiabilité | Exacte, Haute, Moyenne ou Basse — qualité du rapprochement | Voir section Règles |
| Mode de saisie | 📷 Caméra (scan) ou ⌨️ Clavier (saisie manuelle) | |
| Trouvé par | Email de l'auditeur ayant effectué le relevé | |
| Date trouvé | Date et heure du relevé physique |
Colonnes de l'onglet Hors Stock
| Colonne | Description |
|---|---|
| Identifiant | Immatriculation ou VIN scanné sur le terrain, absent du stock |
| ID Relevé | Identifiant brut saisi par l'auditeur |
| Type | VO ou VN selon la valeur saisie par l'auditeur |
| Marque | Marque saisie par l'auditeur |
| Modèle | Modèle saisi par l'auditeur |
| Couleur / Commentaires | Couleur ou commentaire libre saisi par l'auditeur (ex : Véhicule client atelier) |
| Zone | Zone dans laquelle le véhicule hors stock a été trouvé |
| Site de la zone | Site associé à la zone |
| Description zone | Description de la zone |
| Trouvé par | Email de l'auditeur |
| Date relevé | Date et heure du relevé |
| Photo | Lien cliquable vers la photo prise par l'auditeur lors du scan (si saisie par caméra) |
Codes couleurs dans l'Excel
Règles et logique métier
Logique de rapprochement
Le rapprochement entre le stock comptable et les relevés terrain s'effectue selon la priorité définie à l'import :
- Immatriculation en premier (VO) : l'auditeur scanne la plaque. Si elle correspond à un véhicule du stock, le rapprochement est direct.
- VIN en premier (VN) : l'auditeur scanne le VIN. Utilisé pour les véhicules neufs non encore immatriculés.
Niveaux de fiabilité
La fiabilité mesure la qualité du rapprochement entre le scan et le stock :
Immatriculation et VIN correspondent exactement au stock.
L'identifiant principal correspond, le secondaire n'est pas disponible.
Correspondance partielle ou rapprochement approché.
Correspondance incertaine, à vérifier manuellement.
Normalisation des immatriculations
Lors de l'import, les immatriculations sont normalisées au format AA-000-AA (suppression des espaces, tirets et mise en majuscules). Cela garantit des correspondances correctes même si l'auditeur saisit la plaque avec des espaces ou en minuscules.
Détection des doublons
Lors de l'import, chaque véhicule est comparé aux véhicules déjà présents dans l'inventaire via son immatriculation ET son VIN. Si une correspondance est trouvée, la ligne est ignorée et reportée dans la liste des doublons.
Inventaire actif vs. clôturé
- Un inventaire En cours peut être complété par de nouveaux imports.
- Un inventaire Clôturé est en lecture seule. Les liens d'audit sont désactivés.
- Il est possible de "compléter" un inventaire existant ou d'en créer un nouveau en clôturant le précédent.
Gestion des doublons lors de l'audit
Deux règles de déduplication s'appliquent automatiquement, de façon transparente pour les auditeurs :
✅ Véhicules du stock (rapprochés)
Un véhicule du stock ne peut être rapproché qu'une seule fois. Si deux auditeurs scannent le même véhicule, seul le premier rapprochement est conservé. Le second scan est simplement ignoré.
⚠️ Véhicules hors stock
Si un même identifiant (immatriculation ou VIN) est scanné plusieurs fois comme hors stock, aucun doublon n'est créé. L'entrée existante est automatiquement mise à jour avec les informations du scan le plus récent (zone, date, auditeur). Le fichier Excel exporté ne contiendra donc qu'une seule ligne par véhicule hors stock, avec les données les plus fraîches.
Utilisation sur Android — Autorisation caméra
Sur Android, le navigateur doit disposer de l'autorisation d'accès à la caméra pour permettre le scan des véhicules. Si la caméra ne s'ouvre pas, suivez la procédure ci-dessous.
Pourquoi la caméra peut ne pas fonctionner ?
- L'autorisation d'accès à la caméra a été refusée ou n'a jamais été accordée au navigateur.
- Le navigateur utilisé (Chrome, Samsung Internet, Firefox…) n'a pas les droits système pour accéder à la caméra.
- Une ancienne version d'Android ou du navigateur peut ne pas prendre en charge l'API de caméra web.
Procédure pour autoriser la caméra (Android 12 et supérieur)
📋 Étape 1 — Vérifier les autorisations du navigateur (dans le site)
- Ouvrez le lien d'audit dans Chrome (navigateur recommandé).
- Appuyez sur l'icône 🔒 (cadenas) ou ℹ️ à gauche de la barre d'adresse.
- Appuyez sur « Autorisations ».
- Activez « Caméra » sur Autoriser.
- Rechargez la page.
📋 Étape 2 — Vérifier les autorisations système Android
- Ouvrez les Paramètres de votre téléphone.
- Appuyez sur « Applications ».
- Recherchez et sélectionnez votre navigateur (ex : Chrome).
- Appuyez sur « Autorisations ».
- Appuyez sur « Caméra ».
- Sélectionnez « Autoriser uniquement si l'application est en cours d'utilisation ».
💡 Si le problème persiste
- Essayez de vider le cache du navigateur : Paramètres → Applications → Chrome → Stockage → Vider le cache.
- Assurez-vous que votre version de Chrome est à jour via le Play Store.
- Essayez d'ouvrir le lien dans un autre navigateur (Firefox, Samsung Internet).
FAQ & Dépannage
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